美络科技智慧数字档案馆（室）系统｜电子档案“四性检测”全解析

XiaoMing 2024年12月10日 17:51 0

在电子文件归档和电子档案管理过程中，四性检测是不可或缺的重要环节。

国家档案局发布的《电子档案移交接收操作规程》DA/T 93—2022，明确了电子档案移交接收的工作流程，规定了电子档案移交接收阶段都要对电子档案移交信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。

《文书类电子档案检测一般要求》DA/T 70—2018为电子文件电子化归档、电子档案管理提供了技术规范和技术指导，明确了四性检测工作的具体要求。

那么，面对大量的电子文件，在归档、移交接收和保存过程中，如何快速进行四性检测，保障电子档案的真实性、完整性、可用性及安全性？

一、什么是四性检测？

四性检测是指对电子文件、电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测。这是实现新修订版《档案法》第三十七条规定的“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”的重要措施，又是确保电子档案凭证价值、查考价值和保存价值的关键所在，具有举足轻重的作用。

真实性，是指电子档案的内容、逻辑结构以及背景与形成时的原始状况保证一致。

完整性，是指电子档案的内容、结构和背景信息齐全并且没有遭受到任何程度的破坏。

可用性，指的是电子档案可以被检索、呈现以及理解的性质。

安全性，就是电子档案的管理过程可控、数据存储可靠，未被破坏、并未非法访问的性质。

按照业务规范，一般企业在电子文件归档以及电子档案移交、接收和长期保存环节，都要做好四性检测，确保电子档案存储和传输的真实性、完整性、可用性、安全性以及可追溯性，避免内容被非法更改、文件无法打开或数据丢失等问题。

作为文档一体化平台服务厂商的美络科技，根据多年档案数字化项目实践经验提出了解决方案，帮助组织对电子档案进行四性检测、层层把关，提高工作效率。

二、美络科技智慧数字档案馆（室）系统的四性检测

参照国家标准，美络科技智慧数字档案馆（室）系统提供了规范化的四性检测方案，线上一键即可完成检测操作，为电子档案的全生命周期管理提供有力保障。

应用场景

根据电子文件生命周期理论，电子文件从其形成到永久保存或销毁，依次经过电子文件形成、电子文件办结、电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案长期保存五个阶段。其中，与文档部门密切相关的就是电子文件归档、电子档案移交与接收、电子档案长期保存三大环节。

美络科技智慧数字档案馆（室）系统，通过四性检测对档案管理的归档环节、移交与接收环节、长期保存环节配置不同的检测方案，实现了自动监控与检查，支持用户自行维护数据校验规则；可自动生成数据检测报告（支持下载与打印），准确定位问题数据信息，辅助档案管理人员进行日常管理，确保系统内的电子档案长期可用。

归档环节

通过一系列检测条件的设置，对归档电子文件的“四性”进行检测，同时生成检测报告，反馈检测结果。符合归档要求的电子文件，归档并统一管理；不符合要求的电子文件，则连同检测报告退回业务部门重新进行整理。

移交与接收环节

移交与接收环节是对移交信息包进行检测。在电子档案移交接收过程中，系统会对移交的电子档案进行四性检测，检测合格后将正式移交；同样，对于接收的电子档案，系统也将对其进行四性检测，检测合格后才会正式接收，如检测不合格，则将电子档案移交信息包、检测报告一并退回档案移交单位。

长期保存环节

这个环节是对保存信息包进行检测，相较于其他2个环节，其最大的不同在于检测策略的设置。系统支持对长期保存的电子档案进行定期和不定期的四性检测，检测策略的周期可依据数据规模、基础设施、人员配备等情况进行设置，确保电子档案长期可用，避免电子档案因为技术更新换代或存储介质损坏等原因，出现损毁或无法读取等情况。

检测内容和项目

根据《文书类电子档案检测一般要求》DA/T 70—2018，四性检测项目总计45项，其中真实性检测项目16项，完整性检测项目11项，可用性检测项目9项，安全性检测项目9项。

基于上述标准，同时依据《档号编制规则》DA/T 13—2022、《档案著录规则》DA/T 18—2022、《档案级可录类光盘CD-R、DVD-R、DVD+R技术要求和应用规范》DA∕T 38-2021等行业标准，系统对检测项目进行了扩展，并持续扩展至其它档案门类。

同时，系统提供灵活的配置策略，可根据不同客户的实际需求配置不同的检测内容和项目，形成不同的检测方案，满足多场景、多类型数据的检测需求。

真实性检测

采用数字摘要、电子签名、电子印章、时间戳等技术手段进行检测；MD5值校验对比；支持对检测不一致的电子档案进行提示。

完整性检测

对电子文件数据总量、元数据、电子文件附件及信息包等进行检测，防止信息缺失、丢失。

可用性检测

包括电子文件内容、元数据、软硬件环境等是否可用等检测项目；具有完善的数据备份与恢复机制。

安全性检测

检测病毒、载体是否安全、操作过程是否可控等，确保档案无病毒。